TANGGUNG JAWAB NOTARIS TERHADAP HILANGNYA MINUTA AKTA (SUATU PENELITIAN DI KOTA BANDA ACEH)

Notaris sebagai pejabat umum yang kewenangannya adalah membuat akta otentik, mempunyai kewajiban untuk membuat akta dalam bentuk minuta akta serta wajib menyimpan minuta akta tersebut sebagai bagian dari protokol notaris sesuai dengan Pasal 16 ayat (1) UU Jabatan Notaris. Penyimpanan minuta akta tersebut dilakukan merupakan bentuk perlindungan bagi para pihak dan bagi minuta itu sendiri, yang mana minuta akta tersebut adalah arsip negara yang sudah seharusnya disimpan dan dirawat dengan baik sertra ditempatkan pada tempat yang aman agar tidak rusak maupun hilang, namun pada kenyataannya masih terdapat kantor notaris yang mengalami kehilangan akta minuta dan dimusnahkan oleh orang yang tidak bertanggung jawab.

Penelitian ini bertujuan untuk menjelaskan tanggung jawab notaris atas hilangnya minuta akta, menjelaskan proses pemeriksaan terhadap notaris yang melakukan penghilangan minuta akta dan menjelaskan perlindungan hukum terhadap para pihak yang meminta salinan akta atas hilangnya minuta akta.

Penelitian ini menggunakan metode penelitian yuridis empiris, yakni dengan mengkaji keadaan yang sebenarnya terjadi di lapangan dalam penerapan peraturan yang berlaku dengan tujuan untuk mendapatkan fakta-fakta serta data guna menjadi sumber dalam kebutuhan identifikasi masalah yang akan membantu dalam penyelesaian masalah yang ada. Jenis pendekatan yang digunakan adalah dengan pengumpulan data primer melalui wawancara terhadap responden dan informan. Sedangkan untuk data sekunder diperoleh dari studi kepustakaan, peraturan perundang-undangan, jurnal dan hasil penelitian ilmiah.

Berdasarkan hasil penelitian ini bahwa tanggung jawab dari notaris terhadap hilangnya minuta akta akibat kelalaianya dapat berupa membuat laporan bahwa notaris tersebut kehilangan minuta aktanya ke pihak Kepolisian, dan notaris menjadi Pemohon mengajukan Permohonan kepada Yang Terhormat Ketua Pengadilan Negeri Setempat untuk menetapkan Penetapan akan membuat Minuta-Minuta atas Akta-Akta yang telah dilaporkan hilang, dan membuat akta berdasarkan Penetapan Pengadilan, Pemeriksaan terhadap notaris yang mengakibatkan hilangnya minuta akta karena kelalaiannya terlebih dahulu harus adanya pelaporan dari pihak-pihak yang dirugikan kepada Majelis Pengawas Wilayah dan upaya dalam mendapatkan salinan akta bagi para penghadap, yaitu penghadap dapat mengajukan gugatan di Pengadilan terhadap Salinan Akta yang dimilikinya, hal ini diatur pada Pasal 1889 angka 1 dan 2 KUHPerdata

Dengan melihat permasalahan yang timbul maka perlu disarankan kepada pemerintah untuk membentuk regulasi baru dalam Undang-Undang Jabatan Notaris mengenai penyimpanan minuta akta, serta perlu adanya pengaturan lebih lanjut sebagai upaya antisipatsi jika dikemudian hari minuta akta hilang, disarankan untuk notaris dalam menjalankan jabatannya selaku pejabat umum yang berwenang dalam pembuatan akta otentik, memahami dan melaksanakan ketentuan-ketentuan Peraturan Jabatan Notaris dan Undang-Undang Notaris. Kemudian disarankan kepada para penghadap atau ahli waris maupun orang yang memiliki kepentingan di dalam akta, dapat menyimpan salinan akta baik yang salinan akta pertama maupun salinan akta kedua dan seterusnya yang telah dilegalisasi secara aman dan terjaga.